Organisations-Entwicklung

Prozessorientierung und Veränderung leben und gestalten

Begleitung von Führungskräften und Teams im Veränderungsprozess

+ Ausgangssituation
In einem Veränderungsprozess sollten Mitarbeiter, Führungskräfte und Teams unterstützt und begleitet werden. Die Veränderungen führten z.T. zu Neuorganisation von Abteilungen, da auch eine Reduzierung der Mitarbeiterzahl erfolgen sollte. Bereits vor Start des Projekts „tobte die Gerüchteküche“, Mitarbeiter fühlten sich unter Druck gesetzt, empfanden Angst um ihren Arbeitsplatz, der Krankenstand stieg – alles Phänomene, die ganz „normal“ im Rahmen eines Veränderungsprozesses sind, da die Betroffenen sich in ihren Handlungsmöglichkeiten eingeschränkt bzw. vielleicht auch schon ausgeliefert fühlten.

+ Ziele
Durch begleitende Trainings, Coachings und Teamentwicklungen sollten die Mitarbeiter und Führungskräfte unterstützt werden,
damit sie lernen mit den Veränderungen konstruktiv umzugehen,
so dass sie sich ihrer Stärken bewusst sind,
auf dass sie mit ihren Ängsten und inneren Konflikten umzugehen lernen
und sie mit ihren Kräften in Stress-Situationen haushalten.
Chancen für Neues und individuelle Ziele sollen definiert werden.
Die Führungskräfte sollen zudem in ihrer Rolle als „Vermittler“ im Veränderungsprozess gestärkt werden.

Einerseits sollten die Maßnahmen ein Ventil sein, damit die Mitarbeiter und Führungskräfte ihre Ängste, Befürchtungen und Bedürfnisse in einem geschützten Rahmen äußern können. Andererseits sollte hierdurch eine Motivierung und Neuorientierung der Mitarbeiter und Führungskräfte gefördert werden, so dass der Veränderungsprozess mit möglichst wenig emotionalen Verlust durchlaufen werden konnte.

+ TeilnehmerInnen
Vorstände und Führungskräfte des Unternehmens, einzelne Abteilungen und Teams

+ Bedarfsanalyse
Durchführung von Interviews und schriftliche Befragungen

+ Modul I (3 Tage), Führungskräfte-Trainings mit jeweils max. 10 Teilnehmern
Schwerpunkt: Im Veränderungsprozess Orientierung finden
– Dynamik von Veränderungsprozessen
– Emotionale Betroffenheit, Widerstand, Einsicht oder Akzeptanz?!
– Grundhaltung und Erfahrungen mit Veränderungen (Riemann-Modell)
– Balance finden zwischen Bewahren und Verändern
– Umgang mit Verunsicherung und Stress – haushalten mit den eigenen Kräften, entspannen, auftanken und sich wieder neu ausrichten
– Einzel- und Teamgespräche führen um Einsicht, Verstehen und Selbstvertrauen zu fördern
– Umgang mit Widerstand – Spannungsfeld zwischen verstehen, glauben und wollen klären
– Neu-Orientierung und Ziele setzen – für sich selbst und andere
– Intensives Training mit vielen Möglichkeit zur Reflexion, zum Austausch unter Kollegen und kollegialer Beratung

+ Modul II (2 Tage), Führungskräfte-Trainings mit jeweils max. 10 Teilnehmern
Schwerpunkt: Im Veränderungsprozess Orientierung geben
– Evaluation erster Veränderungsschritte
– Erfolgsfaktoren im Umgang mit MitarbeiterInnen?! Was hat sich bewährt, wo braucht die Führungskraft Unterstützung? Welche nächsten Schritte sind erforderlich?
– Stärken, Fähigkeiten und Eigenverantwortung fördern – Hilfe zur Selbsthilfe
– Eigenes Konfliktverhalten erkennen, Eskalationsstufen und Strategien zur Konfliktlösung
– Gesprächsregeln und Gesprächsführung bei Konfliktklärungen
– „Den Stier bei den Hörnern packen“ bei „schlechten“ Nachrichten
– Formelle und informelle Kommunikation gezielt nutzen
– Besprechungen nutzen zur kontinuierlichen Förderung des Veränderungsprozesses
– Intensives Training für Konfliktsituationen inklusive der Planung konkreter Maßnahmen zur Steuerung des eigenen und gemeinsamen Veränderungsprozesses

+ Modul III, Einzelcoaching für Führungskräfte
Nach Bedarf Durchführung von Einzelcoachings für Führungskräfte zur Klärung Ihrer individuellen Situation und Entwicklung von Zukunftsperspektiven

+ Modul IV, (1-2 Tage), Team-Workshops
– Zielklärung für die Abteilung
– Arbeiten in der neuen Struktur: Risiken und Chancen
– Zusammenspiel zwischen disziplinarischer und fachlicher Führung
– Festlegung der neuen Besprechungsstruktur
– Förderung der Kooperation mit erlebnisorientierten Übungen
– Entwicklung von Spielregeln für die Zusammenarbeit

+ Modul V, (1 Tag), Follow up-Team-Workshops
– Reflexion der bisherigen Entwicklung:
– Was lief gut?
– Wo gibt es Handlungsbedarf?
– Handlungsfelder analysieren und Maßnahmen vereinbaren
– „Fishing for Compliments” mit positive Feedbacks

+ Modul VI, (2 Tage), Team-Workshop mit Führungskräften und Vorständen
– Zielklärung für die Zusammenarbeit
– Zufriedenheit und Optimierungsthemen für die Zusammenarbeit
– Rollenklärung und Aufgaben
– Verhaltensanalyse anhand des Team Management Systems zur Entwicklung von gegenseitigem Verständnis
– Schriftliches Feedback von jedem für jeden
– 2er Gespräche zur Vertiefung der Feedbacks
– Maßnahmenplanung für konkrete Änderungen in der Zusammenarbeit
– Event „Wir wissen von nix“ mit Kochkurs und eigenverantwortlicher Zubereitung des Abendmenüs

+ Ergebnisse
Die Begleitung der Führungskräfte mittels Training und Coaching führte zu intensivem Austausch und Klärung der eigenen Situation, so dass sie den Veränderungsprozess sowie die konkreten Konsequenzen für die betroffenen Mitarbeiter besser kommunizieren und vertreten konnten. Durch die Teamentwicklungen konnten sich einzelne Abteilungen und Bereiche schneller reorganisieren und wieder produktiv werden. Nachdem der Prozess für die Führungskräfte und Teams durch die Maßnahmen deutlich vereinfacht worden war, entschloss sich auch der Vorstand für eine Teamentwicklung mit seinen obersten Führungskräften. Durch die Reflexion und das unkonventionelle Rahmenprogramm entstand eine konstruktive Offenheit, so dass etliche „alte Baustellen“ angegangen wurden und klare Vereinbarungen getroffen werden konnten – insbesondere auch, dass solche Zusammenkünfte nun jährlich stattfinden sollen.

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+ Führung und Zusammenarbeit im Vertrieb

+ Ausgangssituation
Nach einer Umorganisation der Vertriebsabteilung eines mittelständischen Unternehmens wurde eine Betriebsklima-Analyse durchgeführt. Die Ergebnisse sollten in einem ersten Schritt im Führungskreis diskutiert und dann dem Gesamtteam vorgestellt werden. Gemeinschaftlich sollten konkrete Optimierungsmaßnahmen definiert werden.

+ Ziele
Entwicklung eines bereichsübergreifenden Denkens
Durchgängige Auftragsidentifikation und Prozessdenken
Homogene Arbeitsweise im Team
Kooperation und Integration „Neuer“ und „Alter“ Teammitglieder
Aufgaben- und Verantwortungsklärung für die Führungskräfte und Mitarbeiter
Klärung und Festigung des Führungsprofils

+ TeilnehmerInnen
Vertriebsleiter, alle Teamleiter und Mitarbeiter, insgesamt 30 Personen

+ Modul I (1 Tag), Führungs-Workshop
– Gemeinsame Festlegung der Ziele für die Organisationsentwicklung
– Auswertung der Betriebsklima-Analyse
– Klärung von Rollen und Selbstverständnis im Führungsteam
– Umgang mit Kritik, Lob und Fehlerkultur
– Wechselseitiges schriftliches Feedback
– Persönliche Veränderungs- und Entwicklungsziele festlegen

+ Modul II (1 Tag), Team-Workshop
– Präsentation der Gesamtauswertung der Betriebsklima-Analyse
– Gemeinsame Priorisierung der Optimierungsfaktoren
– Erarbeitung von Optimierungsmaßnahmen
– Interaktive Übung zu Kooperation und Führung
– Persönlichkeits-Profil zum Erkennen von Synergien
– Festlegung der Zeitschiene und Verantwortlichkeiten zur Konkretisierung der Maßnahmen

+ Modul III (1/2 Tag), Führungs-Workshop
– Präsentation der ausgearbeiteten Veränderungsmaßnahmen
– Vereinbarung der Veränderungsprojekte
– Situativer Führungsstil und Umgang mit Mitarbeitern
– Struktur für Mitarbeitergespäche

+ Modul IV (1/2 Tag), Coaching des Abteilungsleiters
– Persönlichkeits-Profil und persönliche Entwicklung
– Prioritätensetzung im Führungsalltag
– Gezielter Umgang mit Teamleitern und speziellen Mitarbeitern

+ Modul V (1/2 Tag), Führungs-Workshop
– Präsentation der Veränderungsprojekte
– Training von Mitarbeitergesprächen

+ Modul VI (1/2 Tag), Coaching des Abteilungsleiters
– Strategie und Ziele für die Abteilung
– Führung der Teamleiter

+ Modul VII (1 Tag), Team-Workshop
– Überprüfung der Zielerreichung und weitere Zielsetzung
– Training der kommunikativen Kompetenz

+ Modul VIII (1/2 Tag), Führungs-Workshop
– Überprüfung der Zielerreichung und weitere Zielsetzung
– Schnittstellenklärung und Prozessoptimierung
– Klärungen von Aufgaben zur nachhaltigen Prozessgestaltung der weiteren Organisationsentwicklung

+ Modul IX (1/2 Tag), Team-Workshop
– Review der Optimierungs-Maßnahmen, weitere Vereinbarungen …und Feiern!

+ Ergebnisse
Der Abteilungsleiter und seine Teamleiter verstanden sich zunehmend als einheitliches Führungsteam. Im Team begann allmählich ein prozessorientiertes Denken und Arbeiten. Durch die intensiven Feedbacks wurde sich der Abteilungsleiter seiner Wirkung bewusster und begann für seine Teamleiter und Mitarbeiter verlässlicher zu sein. Durch ein gemeinsames Verständnis der Verhaltensunterschiede nach dem Einsatz des persolog-Persönlichkeits-Modell entstand mehr Akzeptanz für die Unterschiede bzw. für die Synergien bei einer arbeitsteiligen Vorgehensweise. Die Kommunikation im Team wurde zunehmend offener. Auch die Motivation stieg insgesamt an.

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